Siderian Cloud demo omgeving uitgelegd – deel 3

De Siderian cloud demo omgeving bevat een demo case van een fictieve webshop zoals beschreven op de website. In deze blogpost, Siderian Cloud demo omgeving uitgelegd – deel 3, worden de uitvoering en analyse van een proces binnen het verbeterproject voor het verbeteren van het issue in processtap “Goedkeuren offerte” beschreven. In het eerste blogbericht, deel 1, is het traject van deze webshop binnen Siderian Performance Management, onze integrale aanpak gebaseerd op Lean Six Sigma, beschreven tot aan de uitvoering van een verbeterproject en in deel 2 zijn de fases, Definiëren en Meten, behandeld. 

Uitvoering

Na specificering en inrichting van de workflow voor het Sales proces kunnen er Sales cases worden aangemaakt met als doel om enerzijds de medewerkers al te ondersteunen in hun werkzaamheden en anderzijds om metingen uit voeren van het bestaande proces (zonder optimalisaties).

Zo’n dashboard kan elke gebruiker voor zichzelf inrichten en maakt gebruikt van voor-ingestelde Siderian Charts met realtime verbindingen naar beschikbare databronnen.

In het Taakoverzicht zijn de actieve cases op te pakken en nieuwe cases kunnen worden aangemaakt (van favoriete processen). Het Taakoverzicht is naar wens in te richten door te filteren, kolommen te verbergen, breedtes van kolommen in te stellen etc. Als je vervolgens tevreden bent over het resultaat dan kan je het opslaan als een Lijst. Hierdoor kan je met één druk op de knop terug naar het ingestelde Taakoverzicht (voor dat proces).

Audit- en Lean Six Sigma-informatie

Van elke taak wordt opgeslagen wie de gebruiker is die deze taak heeft aangemaakt, uitgevoerd heeft, wanneer die is aangemaakt en afgehandeld. Dit is essentiële informatie voor een goede analyse van het proces.

De Lean Six Sigma attributen “verwerkingstijd”, “doorlooptijd” en “wachttijd” kunnen in de januari-release van Siderian Cloud door de gebruiker worden opgevoerd. Er kan dan worden gekozen om de registratie door de gebruiker verplicht te laten doen of optioneel. Als je in de Meten fase zit van een verbeterproject en het proces moet voor het eerst worden gemeten, dan laat je uiteraard de registratie verplicht doen door de gebruiker. Je kan in die fase volstaan met zeer eenvoudige formulieren omdat de focus ligt op meten. 

De BI module bestaat uit een optioneel datawarehouse (op basis van Azure Data Factory met of zonder Azure SQL Datawarehouse) en de dashboard en reporting mogelijkheden van Microsoft Power BI. Standaard worden er voor een Siderian Performance Dashboard negen KPI’s meegeleverd. Deze dashboard zijn vervolgens uit te breiden met proces-specifieke KPI’s.

Via de tabbladen is alle gerelateerde informatie over het dashboard terug te vinden. Dan gaat het over de KPI’s die te zien zijn op het dashboard, informatie op basis waarvan het dashboard is gebouwd en de onderliggende datavelden die voor de informatie is gebruikt.

Ben je bijvoorbeeld benieuwd wat de definitie van een KPI is, dan kan je dit dus zelf achterhalen. Maar ook vastgelegde informatie over die KPI is beschikbaar. Denk dan aan data eigenaren, proceseigenaren, datakwaliteitcriteria of de vastgelegde (performance) normen. Een dashboard maakt trouwens realtime gebruik van die normen.

In de demo omgeving is één KPI uitgewerkt voor verdere analyse. Dit is de Sales doorlooptijd. Via het uitroepteken kan je een niveau dieper het proces gaan analyseren.

In het bovenste deel zien we dat Goedkeuren offerte de hoogste (gemiddelde) doorlooptijd heeft en dat deze ruim boven de norm ligt. Nu is het interessant om te kijken hoe dit in de tijd verloopt specifiek voor deze activiteit. Door het filter te gebruiken kan je de trend over de tijd goed zien inclusief de langste en kortste doorlooptijden.

Aangezien het gaat om gemiddelden is het interessant om te kijken naar de afzonderlijke Sales cases. Hiervoor is een zogenaamde “drillthrough” mogelijkheid gemaakt waar per case informatie op te halen is en als ook een data-analyse van de offertebedragen. Deze drillthrough-mogelijkheden moeten per proces worden ingericht aangezien elk proces zijn eigen “procesdata” heeft.

In onze fictieve analyse zien we dat veel offertebedragen onder de 100.000 euro liggen. Tijdens de analyse-bespreking met de proceseigenaar geeft zij als mogelijkheid tot verbetering aan dat alle offertes onder de 100.000 euro niet meer langs haar moeten voor goedkeuring. Deze offertes mogen “automatisch” goedgekeurd worden. Dit zou moeten leiden tot een sterke verbetering van het knelpunt in het Sales-proces.

Demo

U kunt onze demo omgeving zelf uitproberen door direct in te loggen (zie beschrijving van de demo omgeving voor inloggegevens).