Een BPMS en processen stroomlijnen (2/4)

mei 1, 2020

In mijn vorige blogpost heb ik uitgelegd wat een Business Process Management Systeem (BPMS) is en wat belangrijke kenmerken en voordelen zijn. In deze blogpost, een BPMS en processen stroomlijnen, leg ik mogelijkheden uit die gaan over het stroomlijnen van processen. Heb je bijvoorbeeld een optimalisatietraject of “continu verbeteren” initiatief op basis van Lean Six Sigma lopen, dan wil je zeker dit artikel lezen.

Automatiseren

In het vorige artikel heb ik toegelicht, dat je een BPMS kan inzetten om het “saaie werk” te elimineren, waardoor het werk overblijft dat leuk en uitdagend is. Je wil dus activiteiten gaan automatiseren. Dat kan bijvoorbeeld het invoeren van een klant in drie verschillende systemen zijn. Of een reeks handelingen die noodzakelijk is voor de werking van een ERP systeem, maar waar geen denkwerk voor nodig is.

Een BPMS en processen stroomlijnen. Scenario zonder automatisering

Een BPMS levert alle mogelijkheden om dit soort activiteiten te automatiseren. Binnen BPMN 2.0 gebruik je hiervoor hoofdzakelijk “service taken”. Je roept in zo’n service taak een andere applicatie aan. De applicatie, die je aanroept, moet daarvoor webservices of API’s beschikbaar stellen. Dit is simpel gezegd een mogelijkheid waarbij applicaties onderling kunnen communiceren (zonder tussenkomst van een mens).

Met een BPMS voer je hierdoor activiteiten uit in een andere applicatie. Bijvoorbeeld het invoeren een nieuwe klant. Dit gebeurt binnen één taak. Maar binnen een ERP kennen we de splitsing tussen een klant, debiteur en crediteur. Wil je een nieuwe klant opvoeren, dan voer je niet één activiteit uit, maar drie. Deze drie activiteiten specificeer je in het BPMN 2.0 ontwerp. Dit wordt ook wel “proces-orchestratie” genoemd.

Een BPMS en processen stroomlijnen. Scenario met automatisering via service taken

Automatiseren en een ESB

Een ander type systeem dat je gebruikt voor het automatiseren van activiteiten is een Enterprise Service Bus (ESB). In zo’n systeem orchestreer je ook geautomatiseerde activiteiten. Het verschil met een BPMS is dat een ESB alleen geautomatiseerde taken uitvoert en een BPMS is een platform waarbij alle type activiteiten uitgevoerd worden.

Heeft jouw organisatie al een ESB, dan is de combinatie met een BPMS een hele krachtige. De ESB ontwikkelaars houden zich bezig met het automatiseren en de BPMS ontwikkelaars focussen zich op de gebruikersactiviteiten. De verantwoordelijkheid van de volledige proces-orchestratie ligt in zo’n combinatie bij het BPMS. Oftewel het BPMS roept de ESB aan. In ons voorbeeld van het aanmaken van een nieuwe klant, zal het BPMS één service taak hebben die de ESB aanroept en de ESB voert de drie taken uit.

Een BPMS en processen stroomlijnen. Scenario met automatisering via een ESB.

Automatiseren en RPA

Automatiseren via een webservice of API heeft de voorkeur, omdat acties worden uitgevoerd via de business logica van de applicatie. Tijdens een implementatie van een BPMS loop je soms aan tegen het probleem dat er geen webservice beschikbaar is. Dit probleem is op twee manieren op te lossen. Door de leverancier een webservice te laten maken of door Robotic Process Automation, RPA, in te zetten. Aangezien de eerste optie niet altijd mogelijk is of te kostbaar, kan RPA een goede oplossing zijn.

Met RPA kan je de handelingen van een gebruiker simuleren of robotiseren. Het voordeel van RPA is, dat er geen verschil is tussen handelingen die een gebruiker of de “robot” uitvoert. En doordat een RPA platform, bijvoorbeeld UiPath, een moderne applicatie is, heeft deze de beschikking over een uitgebreide set API’s/webservices.

Een BPMS en processen stroomlijnen. Scenario met automatisering via RPA.

Er zijn genoeg mogelijkheden om het saaie werk weg te automatiseren. Een bijkomend voordeel van automatiseren is het voorkomen van invoerfouten. Mensen maken namelijk fouten. Als het echter niet mogelijk is om een stap te automatiseren, dan heeft een BPMS vaak uitgebreide, flexibele, mogelijkheden om realtime validaties uit te voeren op de ingevoerde data.

Invoercontroles

In het eerste artikel zijn de formulieren van een BPMS al aan bod geweest. Qua invoercontroles kan je hierdoor op veel manieren data valideren. Dit gaat van simpelweg het verplicht stellen van invoervelden, controle op bepaalde karakters tot aan zeer complexe business rules die uitgevoerd worden voordat je data kan opslaan.

Een ander type invoercontrole is het toepassen van keuzelijsten i.p.v. vrije invoer. Bijkomend voordeel van deze laatste mogelijkheid is, dat (proces)analyse eenvoudiger wordt. Het analyseren van bijvoorbeeld vijf redenen is een stuk eenvoudiger, dan het analyseren van 150 verschillende redenen waarbij er 25 feitelijk hetzelfde betekenen.

Het resultaat van invoercontroles is data van betere kwaliteit. Maar soms moet data gecontroleerd worden door collega’s. Een voorbeeld hiervan is het welbekende vier-ogen principe.

Vier-ogen principe

Een collega controleert het werk van een andere collega. Met een BPMS is dit eenvoudig te realiseren. In het BPMN 2.0 procesmodel wordt een extra “lane” toegevoegd en de controlestap wordt in deze lane geplaatst. Een gebruiker met de rol “klantcontact medewerker” voert bijvoorbeeld de invoerstap uit. Nu configureer je de controlestap op dezelfde manier. Je voegt eraan toe dat de gebruiker niet dezelfde gebruiker mag zijn als de gebruiker die de invoerstap heeft uitgevoerd. Een paar minuten werk!

Betere proceskwaliteit en datakwaliteit

Zo hebben we door het toepassen van automatisering, invoercontroles en de realisatie van vier-ogen principes het uitgevoerde proces sterk kunnen verbeteren en is de vastgelegde data in het proces van hogere kwaliteit. En dat laatste is mooi meegenomen in een tijd waar data steeds belangrijker is en wordt.

Volgende blogpost

In de volgende twee blogposts gaan we de voordelen van een BPMS bespreken bij het wijzigen van processen door bijvoorbeeld een Lean traject en het zeer uitgebreide inzicht in processen en de bijbehorende analysemogelijkheden.

Lees blog 3 - BPMS en flexibel processen wijzigen

Meer weten?

Wil je nu direct al meer weten over een BPMS in het algemeen of Siderian Cloud en de BPM module? Neem dan contact op met Nash Hoogwater via info@siderian.com of via het contactformulier.

Contact