Een BPMS en inzicht in processen (4/4)

In de overige drie blogposts ben ik ingegaan op wat een Business Process Management Systeem (BPMS) is, wat belangrijke kenmerken zijn zoals flexibiliteit en het stroomlijnen van processen binnen een BPMS. In deze laatste blogpost, een BPMS en inzicht in processen, laat ik zien wat voor extra inzichten je verkrijgt in je processen. Ik bespreek de monitoring van de werkvoorraad, de analyse van procesdata en de mogelijkheden van de gedetailleerde audittrail.

Monitoring van werkvoorraad

Een BPMS levert erg veel data op over jouw processen. Aangezien een BPMS workflows levert voor de dagelijkse operationele ondersteuning is inzicht in de werkvoorraad een belangrijke functionaliteit. Dit gebeurt omdat elke activiteit binnen een proces vastgelegd wordt. Je ziet duidelijk per dossier welke activiteit(en) je nu moet uitvoeren. Per activiteit is vastgelegd wat de startdatum is en wat de vervaldatum is. Zo weet je precies welke activiteit je eerst moet oppakken.

Een andere veel voorkomende sturing is op team-niveau. Hierbij weet je als leidinggevende hoeveel belasting er is per team. Of je moet schuiven met capaciteit (tussen de teams). Of dat je extern moet opschalen. Zeker als je multi-disciplinaire teams hebt, dan is dit een extra fijn inzicht. Met een BPMS is de overdracht van dossiers ook zeer eenvoudig: een leidinggevende kan het dossier op jouw naam zetten of je hebt de mogelijkheid om het zelf te doen. Omdat het gaat om een centraal cloud platform is het direct geregeld en heb je het hele dossier tot je beschikking.

Naast operationeel inzicht is een BPMS ook bij uitstek geschikt voor de analyse van processen.

Analyse van procesdata

Maak je gebruik van een ERP of CRM dan heb je toegang tot de noodzakelijke data voor het uitvoeren van bijvoorbeeld een inkoopproces. Dit is vaak bedacht door een leverancier en hoeft niet altijd aan te sluiten op jouw rapportage en analyse wensen. Binnen een BPMS heb je zelf controle over de data die je wil en kan vastleggen. Wil je bijvoorbeeld van elke inkooporder monitoren of deze spoed heeft, dan kan dat.

Na vastlegging volgt analyse. In een BPMS wordt elke stap gelogd en weet je wie welke data heeft ingevoerd. Je kan hierdoor dus niet alleen het proces exact volgen, maar ook wat er in elke stap is gebeurd. Ben je dus bezig met een Lean Six Sigma of continu verbeteren traject, dan geeft een BPMS je een schat aan waarde in de vorm van data. Het is zeer eenvoudig om bijvoorbeeld doorlooptijden te meten. En dat is op stapniveau, maar binnen een stap kan je met de procesdata gaan analyseren. Door ons “spoed”-kenmerk kan je nu verschillende normen leggen op de gewenste doorlooptijd van een reguliere inkooporder en die van een spoed inkooporder.

Een vervolg op het meten van de spoed inkooporders is het analyseren van de gevolgde “paden”. Zo is het nu mogelijk om te zien hoe vaak een bepaald pad door het proces is gevolgd. In het inkoopproces kan een inkooporder worden afgekeurd omdat de gegevens niet goed zijn ingevoerd. De leidinggevende stuurt de inkooporder terug. Door al onze procesdata is het nu mogelijk om te analyseren hoe vaak dit gebeurd, bij welke producten, binnen welke regio’s etc etc.

Zoals gezegd wordt elke processtap en elke actie gedetailleerd gelogd. Er is een zogenaamde audittrail.

Audittrail voor process mining en auditing

Een interessante toepassing van zo’n audittrail is process mining. Het doel van process mining is het achterhalen van het daadwerkelijk uitgevoerde proces. En niet het beschreven proces. Er zijn speciale process mining tools op de markt waarmee je de processen kunt analyseren. Process mining gebruikt data en niet de input van medewerkers om het proces te beschrijven. Je hebt hierdoor geen last van politiek of andere factoren die het beeld kunnen vertroebelen. De audittrail van een BPMS is de ideale input: wie heeft welke processtap op welk tijdstip uitgevoerd gekoppeld met welke procesdata.

De belangrijkste toepassing van een audittrail is “auditing”. Logisch toch. Door de audittrail heb je bewijs voor het uitgevoerde proces. Als jouw accountant vraagt naar bijvoorbeeld de bewijsvoering van het gevolgde vier-ogen principe, dan is dat direct geregeld. Zijn er vragen over het correct opvolgen van de procuratieregeling? Geen probleem met een BPMS. Je ziet precies wie welke financiële transactie heeft ingevoerd en wie heeft goedgekeurd. Zo is jouw procuratieregeling niet alleen een papieren tijger, maar is de regeling daadwerkelijk geborgd met automatische bewijsvoering.

Conclusie

In deze serie van vier blogposts over een BPMS heb ik belangrijke voordelen en toepassingen besproken. Ben je serieus bezig met processen? Wil je snel in kunnen springen op kansen en wijzigingen? Wil je kosten besparen of meer omzet draaien door gestroomlijnde processen? Overweeg dan een BPMS! Begin klein en bewijs de meerwaarde voor jouw organisatie. Accelereer vervolgens door binnen een “continu verbeteren” programma het BPMS in te zetten als één van de digitale oplossingsmogelijkheden.

Meer weten?

Wil je meer weten over een BPMS in het algemeen of Siderian Cloud en de BPM module? Neem dan contact op met Nash Hoogwater via info@siderian.com of via het contactformulier.